Peran dan Teknik Pengendalian dalam Manajemen

Pengertian Pengandalian

Pengendalian/Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Schermerhorn,2002)

Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Pengendalian juga dapat diartikan yaitu bagian dari pengetahuan prilaku terapan (applied behavioral science) yaitu berbagai cara melakukan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaaan atau organisasi yang dianggap baik. Yang dimaksud  dari “Dianggap baik” yaitu :

Tolak ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi yang berjalan secara efisien, efektif dan produktif.

Apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Alasan melakukan pengendalian/pengawasan adalah :

1. Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.

2. Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.

3. Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan.

4. Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan.

Tujuan utama dari pengendalian adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

Mekanisme pengendalian/pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Penetapan standar kegiatan

2. Menyusun umpan balik (feedback)

3. Pembandingan kegiatan dengan standar

4. Mengukur penyimpangan

5. Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan

Jadi pengendalian dapat diartikan sebagai sebuah system yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan untuk membantu manajemen suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuannya melalaui strategi tertentu secara efisien dan efektif dan untuk mencegah adanya penyimpangan atau  setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi.

Jenis-Jenis Pengendalian

1.Pengendalian Pendahuluan

Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarkan sehingga bilaman kegiatan dilakukan, maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas, kuantitas, maupun sesuai dengan kebutuhan.

2. Pengendalian Bersamaan

Dalam hal ini, manajer melakukan fungsi pengarahan kepada pekerjaan bawahannya. Pengarahan yang dimaksud, yaitu melalui tindakan ketika mereka memberikan instruksi kepada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang layak serta mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan dikerjakan dengan baik.

3. Pengendalian Umpan Balik

Sistem pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan. Metode umpan balik yang dipakai dalam bisnis meliputi analisis laporan keuangan, pengendalian kualitas, dan evaluasi kinerja karyawan.

Proses Pengendalian

Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi dengan baik, memiliki tujuan hidup, memiliki pengendalian diri dan cinta dalam hatinya. Itu juga berlaku unutk perusahaan/ organisasi . untuk mencapai kinerja optimal , perusahaan (organisasi) haruslah terorganisasi dengan baik , memiliki visi dan misi , memiliki daya pengendalian manajemen dan mencintai pengetahuan yang bisa membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk proses pengambilan keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem Pengendalian Manajemen.

Sistem pengendalain manajemen yang baik sebenarnay formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi . pengendalain manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain , terdiri dari proses :

1. Pemorgaman (Programing)

Perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2. Penganggaran (Budjeting)

Program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu , biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggung jawaban.

3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)

Dilaksanakan pencatatan berbagai sumber daya yang digunakan dari penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut , digolongkan sesuai dengan program yang telah diterapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar pemograman dimasa datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan unutk mengukur kinerja para manager.

4. Laporan dan Analisis

Tahapan ini merupakan yang paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggung jawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Menurut Robbins dan Coulters, proses pengendalian terdiri dari 4 aktifitas yaitu:

Penetapan tujuan (goal setting), pengukuran (measuring), membandingkan kinerja actual dengan standar kinerja (comparing actual permfomance against standard) dan tindakan manajerial (managerial action).

Penetapan tujuan diawali dengan adanya penetapan terlebih dahulu berbagai tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, strategi untuk mencapai tujuan tersebut sampai penentuan anggaran yang menunjukan rencana alokasi masing-masing sumber daya organisasi perusahaan dalam menunjang pencapaian tujuan.

Pengukuran merupakan penetapan satuan numeric terhadap suau objek yang di ukur. Aktifitas pengukuran menyangkut 2 hal :

1.      Pengukuran berkaitan dengan apa yang di ukur.

2.      Pengukuran berkaitan dengan bagaimana pengukuran dilakukan.

Membandingkan merupakan proses membandingkan kinerja actual dengan standar kinerja dan berbagai tujuan yang telah ditetapkan tujuan maupun standar ditetapkan pada tahap perencanaan (planning).

Tindakan managerial langkah terakhir dari proses pengendalian adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja yang dicapai organisasi secara keseluruan maupun pencapaian kinerja individu.

Karakteristik Pengendalian Yang Efektif

Ciri-ciri dari pengendalian yang efektif

Proses berawal ketika director mencari informasi tentang aktivitas, director ini dapat berupa system informasi baik formal maupun informal, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktifitas.

 Setelah informasi diperoleh , aktifitas yang terekam di dalamnya dibandingkan dengan   standart atau patokan berupa criteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh juga pembenaran.

Proses perbaiakn dilaksanakan oleh efektir, sehingga penyimpangan-penyimpangan diubah agar kegiatan kembali mengikuti criteria yang telah ditetapkan.

Begitulah propses pengendalian manajemen , dinamis dan berkelanjutan.

DAFTAR PUSTAKA

http://lina-embun.blogspot.com/2011/12/fungsi-pengendalian-dalam-manajemen.html

http://shesaskia.blogspot.com/2010/12/peranan-dan-teknik-pengendalian-dalam.html

Buku Pengantar Manajemen, Amiruloh

Ismail Solihin, 2009. Pengantar Manajemen, Penerbit Erlangga, Jakarta.